Organizacja fakturowania w KSeF: role, procedury i integracja z biurem rachunkowym

KSeF nadchodzi już wielkimi krokami… co wymaga decyzji, ustalenia zasad i przygotowania się organizacyjnie, szczególnie jeśli planujesz, by to księgowość obsługiwała fakturowanie w Twoim imieniu.

Jeśli nie masz do tego glowy, jak najbardziej mozesz do pewnych spraw wystosować takie upoważnienie są to sprawy związane m.in. z wystawianiem faktur w imieniu firmy, pobieranie i przeglądanie faktur przychodzących, zarządzanie wybranymi uprawnieniami – wyłącznie w takim zakresie, jaki określisz Ty, jako właściciel firmy.

Jak wygląda nadawanie uprawnień?

Na początku warto ustalić model współpracy z biurem (czy wystawia faktury samodzielnie, czy tylko je pobiera, czy działa w modelu mieszanym) i określić sposób akceptacji faktur (np. zgoda przed wysyłką).

Zanim nadane zostaną jakiekolwiek dostępy w systemie, warto jasno określić:

– zakres odpowiedzialności biura,

– procedury zatwierdzania dokumentów,

– zasady cofania uprawnień (np. przy zmianie biura),

– kwestie bezpieczeństwa danych.

Uwierzytelnienie przedsiębiorcy w KSeF

Jeśli firma posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP, po zalogowaniu do KSeF automatycznie uzyskuje pełne uprawnienia właścicielskie.

Jeśli nie, konieczne jest wcześniejsze wskazanie osoby uprawnionej do zarządzania dostępami (np. poprzez odpowiedni formularz).

W panelu KSeF właściciel (lub osoba upoważniona) nadaje biuru konkretne role, np.:

– wystawianie faktur,

– odbieranie dokumentów,

– administracja kontem.

Uprawnienia można nadać całemu biuru (po NIP) albo konkretnym osobom.

Po nadaniu dostępów biuro integruje swoje oprogramowanie z KSeF i sprawdza, czy wszystko działa poprawnie

Najlepiej zrobić to najpierw w środowisku testowym, zanim system zostanie użyty w codziennej pracy

Ale KSeF nie zmienia tego, kto ponosi odpowiedzialność za faktury

Nawet jeśli technicznie obsługuje je biuro rachunkowe, to Ty, jako przedsiębiorca nadal odpowiada za ich prawidłowość.